E-Rechnungspflicht vorbereiten

E-Rechnungspflicht vorbereiten

Der Empfang von E-Rechnungen wird ab 01. Januar 2025 für alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend, erinnert der IT-Hersteller Compdata. Der Bundesrat hat die Empfangspflicht für E-Rechnungen auf den Weg gebracht. Unternehmen müssen ab dem 01. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Daher sollten Bäckereien sich zeitnah darum kümmern, ihr Rechnungswesen digitaler zu gestalten und bis Ende des Jahres die technischen Voraussetzungen für Erhalt und Verarbeitung von E-Rechnungen zu schaffen.

Denn die Zustimmung des Empfängers für den Erhalt von E-Rechnungen ist gemäß der EU-Richtlinie EN 16931 nicht mehr erforderlich. „Die Einführung der E-Rechnungen ist ein weitreichender Schritt für den digitalen Geschäftsverkehr. Unternehmen, die sich vorbereiten, werde davon profitieren und wettbewerbsfähiger und nachhaltiger agieren. Wir unterstützen mit dem RechnungsManager dabei maßgeblich“, sagt Reiner Veit, geschäftsführender Gesellschafter von Compdata Computer.

PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung
Der RechnungsManager empfängt elektronische und sonstige Rechnungen und ermöglicht die automatisierte standortunabhängige Verarbeitung. Reiner Veit sagt: „Wichtig zu wissen ist, dass eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung ist, denn die EU-Richtlinie EN 16931 gibt die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vor.“ Das XML-Format
ist maschinenlesbar und ermöglicht die automatisierte und durchgängige Rechnungsverarbeitung. Der RechnungsManager liest aus dem XML-Format alle Rechnungsdaten aus und erstellt eine für das menschliche Auge lesbare Datei. Die Software kann zudem sämtliche weitere Rechnungsarten auslesen und verarbeiten – das gilt für gescannte Papierrechnungen sowie für per E-Mail eingehende
Rechnungsdokumente. Da für E-Rechnungen dieselben Aufbewahrungspflichten gelten wie für Papierrechnungen, deckt der RechnungsManager von Erfassung, über Verarbeitung bis Archivierung
alle Schritte für Eingangsrechnungen ab. Reiner Veit sagt: „Der RechnungsManager ist mittlerweile bei 3.500 Unternehmen mit mehr als 75.000 Anwendern erfolgreich im Einsatz. Die praxisbewährte
Anwendung bietet Schnittstellen zu verschiedenen Finanzbuchhaltungssystemen wie DATEV, Diamant und Addison.“ Eine Schnittstelle zur Warenwirtschaft bringt für Bäckereien zusätzliche
Vorteile.

Schrittweise Einführung
Neben dem Empfang von E-Rechnungen sieht die EU-Richtlinie zudem die schrittweise Einführung der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen vor. Für den Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31.
Dezember 2026 gilt eine Übergangsregelung. Die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro gilt ab dem 1. Januar 2027. Ab dem 1. Januar 2028 sind
alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.